Há algum tempo as empresas têm percebido a importância dos processos para potencializar os resultados organizacionais. Pensar em suas rotinas e atividades, desenhá-las e fazer uma verdadeira arquitetura organizacional tem se tornado mais comum durante os últimos anos. Porém, apenas conhecer os processos não é suficiente: é necessário otimizá-los, ou seja, torná-los mais eficientes. Por isso, o tema do nosso post de hoje é como melhorar a rotina da empresa através da otimização de processos. Vamos lá?

Otimização de processos: o que é?

Antes de falar sobre a otimização, é importante entender o que é um processo. Os processos são sequências de atividades ou tarefas ordenadas e com um resultado final que gera valor agregado. Assim, a execução destes processos transforma as entradas (que são os insumos) em produtos e serviços (as saídas) que irão atender às necessidades dos clientes, sejam eles internos ou externos.

Já a gestão de processos é caracterizada pelo o gerenciamento integrado entre as diversas atividades e rotinas dentro de uma organização. Desta forma, realizando a otimização de processos será possível potencializar tais resultados de maneira mais eficiente.

Por isso, para a otimização de processos é necessário entender, planejar, executar, acompanhar e mensurar as atividades de uma empresa com o objetivo que eles contribuam para o alcance das metas propostas.

Principais benefícios da otimização de processos

Mas, afinal, qual é a importância da otimização de processos dentro das organizações? Uma gestão de processos realizada de maneira eficiente pode trazer para a empresa diversos benefícios, tais como:

  • Redução de custos;
  • Diminuição do retrabalho;
  • Melhoria no cumprimento de cronogramas de prazos;
  • Aumento na qualidade do produto e/ou serviços;
  • Potencialização geral dos resultados organizacionais.

Otimização e a rotina da empresa

Para fazer a otimização de processos que impacte, de maneira positiva, na rotina da empresa, trouxemos aqui 3 (três) dicas práticas. Quer conhecê-las?

Dica 1: Mapear os processos

Para poder fazer a otimização de processos, antes de qualquer coisa é necessário seguir o primeiro passo, ou seja, identificar e mapear os processos dentro das organizações. Desta forma, entender quais são as rotinas e atividades, desenhá-las e compreender a relação entre elas é fundamental para, em um outro momento, torná-las mais enxutas e eficientes. Assim, essa fase de identificação dos processos ajuda a perceber:

  • atividades que agregam e geram valor, seja internamente ou para os clientes;
  • o consumo de recursos humanos e financeiros nas atividades e sua relação com custo x benefício;
  • gargalos existentes.

Dica 2: Investir nas pessoas

Mesmo que grande parte dos processos sejam automatizado, o papel do capital humano de uma organização é essencial. Por isso, investir na capacitação dos colaboradores para que eles consigam contribuir para uma gestão de processos otimizada é necessário para se conquistar resultados duradouros. Caso contrário, as pessoas podem se tornar dificultadoras para a realização de processos mais eficientes.

Dica 3: Usar a tecnologia como aliada

As ferramentas tecnológicas podem ser uma grande aliada na otimização dos processos, assim como em uma maior integração organizacional. Por isso, buscar soluções inovadoras e criativas que colaborem para a automação e melhor eficiência dos processos é fundamental.

E, para isso, contar com parceiros especializados em otimização de processos é fundamental. Que tal saber mais como melhorar a rotina da empresa através da otimização de processos? Fale agora com um dos nossos especialistas e receba uma consultoria totalmente gratuita para a sua organização sobre como tornar os processos mais eficientes. E é isso que a Ubiqui faz: cria soluções estratégicas para agregar valor à sua organização, independente do tamanho. Quer saber mais? Entre em contato conosco.