Vimos em outro post a importância do Enterprise Resource Planning (ERP) para as pequenas empresas. Porém, uma outra dúvida muito comum é entender quando a migração de ERP é importante. Por isso, no post de hoje vamos entender como avaliar o ERP e quando trocar o ERP da empresa.

Avaliar o ERP: principais considerações

O ERP, que é um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, tem como grande objetivo automatizar e integrar os processos de uma organização para uma gestão mais eficiente, padronizada e, até, menos custosa. Porém, muitas vezes o ERP escolhido para a empresa pode deixar de atender as necessidades da organização. E, nesta hora, trocar o ERP poderá ser a solução mais assertiva.

Mas como saber o momento certo de trocar o ERP? Vamos entender quais são os principais aspectos no momento de avaliar o ERP.

Necessidades da empresa

O ERP precisa atender às necessidades e expectativas do negócio. Por isso, no momento de avaliar o ERP, é preciso levar em consideração: o atual ERP tem todas as funcionalidades para a rotina da empresa? O ERP atual tem a capacidade para atender às necessidades organizacionais? Ou, pelo contrário, são criados fluxos paralelos através de planilhas e outras ferramentas que não estão integradas no atual ERP? O ERP precisa ser flexível para se adaptar às necessidades do negócio, incorporando novas funcionalidades.

Além disso, outros sinais que devem ser avaliados, pois estas são funções relacionadas com o próprio ERP:

  • Operações eficientes;
  • Controle das informações;
  • Processos mais rápidos;

Escalabilidade

Quando um negócio escolhe um ERP, supõe-se que ele irá ajudar a empresa a aumentar sua atuação e, com isso, sua operação. Desta forma, o ERP precisa ser escalável para atender ao crescimento da organização. Se ao avaliar o ERP você perceber que ele não suporta as novas demandas com a mesma qualidade, certamente é um forte indício que está na hora de trocar o ERP.

Suporte

Muita empresa, ao contratar um ERP, esquece de analisar a questão do suporte. Com o tempo, ficam mais evidentes possíveis fragilidades relacionadas com o suporte. Por isso, no momento de avaliar o ERP, é necessário verificar se:

  • O atendimento do suporte é satisfatório;
  • O treinamento dado aos colaboradores da empresa atende às expectativas;
  • O atendimento de suporte é ágil e eficiente;
  • A empresa que oferece o suporte tem uma postura proativa com as necessidades do negócio.

Avaliar o ERP: a questão da legislação

O ERP precisa ser flexível para se adaptar às atualizações da legislação, contábeis e financeiras. Assim, as ferramentas do ERP precisam ser capazes de encaixar nas novas obrigatoriedades que, porventura, possam ser impostas pelo governo.

Trocar o ERP: será que é a hora?

Avaliar o ERP e quando trocar o ERP são questões muito importantes para o bom funcionamento da organização. E uma pergunta que, muitas vezes, é evitada nas empresas, mas que é necessária ser feita é: Será que é a hora de trocar o ERP?

Se a empresa avaliou o desempenho do ERP utilizando como checklist os itens anteriores e, para a maior parte deles a resposta foi que o atual ERP não atende às necessidades, chegou o momento de pesquisar um novo ERP que se adapte ao negócio. A função do ERP é potencializar os resultados da empresa. Se ele é um motivo de problema e não de solução, é realmente o momento de trocar o ERP.

Trocar o ERP não será tarefa simples, pois é necessário que todas as áreas das empresas sejam englobadas neste processo. E, muitas vezes, as organizações preferem fazer em diversas etapas diferentes.

Como começar a avaliar o sistema?

Agora que já ficou evidente que é necessário saber como avaliar o ERP e quando trocar o ERP da empresa, é preciso criar parcerias com empresas com expertise na área e que entendam as verdadeiras necessidades de cada negócio, pois será possível oferecer soluções específicas e que gerem os resultados esperados com o menor investimento possível. E é isso que a Ubiqui faz: desenvolve soluções criativas e inovadoras para agregar valor ao seu negócio. Quer saber mais? Entre em contato conosco.