Nos dias de hoje onde a falta de tempo é uma reclamação muito comum, seja nos negócios ou na vida pessoal fazer uma gestão de prazos de maneira eficiente pode ser um dos diferenciais de uma empresa. A gestão de prazos tem se tornado um processo muito importante para diversas organizações, seja ela pequena ou grande.

No post de hoje vamos falar sobre a importância do cumprimento dos prazos para os negócios. Vamos lá?

O que é gestão de prazos?

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, a gestão de prazos não é apenas definir datas e cumpri-las. Ou seja, não é apenas a definição de um cronograma. Gestão de prazos de maneira mais integrada significa a implementação de métodos e processos bem definidos e claros para que as entregas ocorram com qualidade e dentro dos prazos estabelecidos. Uma gestão de prazos eficiente traz, além de boas entregas, equipes mais integradas.

Gestão de prazos: a importância do cumprimento de prazos

Cumprir os prazos estabelecidos dentro do ambiente corporativo é fundamental para o negócio. Dentre as vantagens, temos:

  • Credibilidade: a empresa que cumpre os prazos transmite credibilidade para os seus clientes e parceiros e isso impacta, de maneira positiva, na imagem da organização.
  • Confiança: com confiança, é possível até gerar novos negócios. A empresa pode não ter o produto ou serviço mais barato, mas se transmite confiança para o cliente, é possível que ele esteja disposto a pagar um preço superior.

Dicas para uma gestão de prazos eficaz

Para ajudar a sua empresa a cumprir os prazos, destacamos aqui 3 (três) dicas que vão ajudar a não perder mais as datas.

Organização

A primeira dica para gerir os prazos de maneira eficaz é a organização dos pedidos. A utilização de um software integrado pode ser uma boa solução. Quem não quer tanta complexidade, uma sugestão é a utilização do Trello (tem para desktop e tem um aplicativo muito interativo para smartphones) que é uma excelente ferramenta para gestão de projetos e prazos. Ter uma visão geral dos prazos a vencer pode ajudar ao cumprimento das datas.

Imprevistos

Mapear os possíveis imprevistos e gargalos é uma forma inteligente para diminuir as chances de perder e comprometer os prazos. Aqui, além de identificar esses possíveis riscos é necessário, também, pensar em possíveis soluções. Ou seja, o famoso Plano B.

Também é importante tentar organizar as entregas para ter um pouco de flexibilidade em relação às datas finais: usar todos os prazos até a deadline, sem espaço para algum imprevisto, pode ser extremamente estressante para a equipe, além de ser possível, a qualquer momento, perder o prazo da entrega com os pequenos problemas diários: queda da internet, falta de energia elétrica, uma forte chuva que gere atrasos nos colaboradores, dentre outras.

Workflow

Criar e monitorar o workflow é fundamental. Se, por exemplo, sua empresa depende da entrega parcial de outro envolvido, é necessário monitorar este workflow para que não seja atrasada a entrega final. Uma outra situação muito comum é depender de algumas informações do próprio cliente: é papel da empresa monitorar este fluxo e deixar claro que, caso determinada informação não chegue até uma data, que o prazo final ficará comprometido e será necessário ajustar o cronograma.

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