Nos últimos anos, grande parte da rotina de processos e interações de uma empresa acontecem através da troca de e-mails. Porém, apesar de ser um recurso imprescindível para qualquer negócio, é fundamental tomar algumas precauções para não fragilizar a imagem da sua empresa no mercado.

E-mail gratuito x E-mail corporativo: Principais diferenças

A conta de e-mail gratuita é fornecida por provedores gerais, como o Gmail e Hotmail, por exemplo, e geralmente e utilizada para a criação de uma conta pessoal. O domínio do e-mail não é personalizado e fica associado ao respectivo provedor (@gmail.com ou @hotmail.com). Além disso, pode ter limitação de espaço de armazenamento. Outra limitação é a questão da disponibilidade do nome que, atualmente, é escassa, obrigando o usuário a colocar inúmeros números ou outros mecanismos durante a criação do e-mail. Esse tipo de e-mail é ideal para tratarmos de assuntos como “pessoa física”, ou seja, para cadastro nas redes sociais, aplicativos, dentre outros.

Porém, é fundamental que a empresa (e seus colaboradores e representantes) tenham um e-mail corporativo e institucional, personalizado com o domínio da própria empresa (o @nomedaempresa.com.br) para poderem representar, de maneira profissional, a respectiva organização.

Por que o e-mail corporativo é importante?

Como temos abordado, a criação de um e-mail institucional é fundamental para fortalecer o posicionamento digital da empresa, fortalecendo a sua presença. Além disso, é importante também porque:

Credibilidade

Uma conta corporativa personalizada transmite credibilidade para os clientes e parceiros, construindo uma imagem de profissionalismo, qualidade e seriedade para sua organização. Ou seja, reforça a marca e a imagem da sua empresa para o mercado como um todo.

Controle e segurança

Só as pessoas autorizadas terão um e-mail personalizado com o domínio da sua empresa. Assim, é mais fácil controlar quem tem esses e-mails, assim como as informações trocadas por esta via, visto que é uma ferramenta de propriedade da empresa e ao usar o e-mail, a pessoa está representando a organização. Além disso, fica mais fácil e centralizado criar mecanismos de segurança contra invasões e transmissões de vírus.

Assinatura personalizada

Para fortalecer ainda mais a marca da sua empresa, a criação de uma assinatura padronizada para todos os colaboradores é essencial, pois transmite uma imagem positiva para os interlocutores. Além disso, essa assinatura pode fazer parte da estratégia de Marketing Digital inserindo, por exemplo, a informação com o site da empresa ou informações de como seguir a nas redes sociais, como Instagram ou do Facebook.

Capacidade de armazenamento

No geral, os e-mails gratuitos apresentam limitação em relação a espaço para armazenagem. Quando se trata de negócios, esta falta de espaço para arquivamento pode ser uma limitação e trazer dificuldades para a empresa. No e-mail corporativo, por ter diversos tipos de planos, é possível gerenciar a questão do espaço de armazenamento através de upgrades.

Gerenciamento

Com um e-mail corporativo fica mais fácil a administração de contas e realizar ações como, por exemplo, criação de novos e-mails, bloqueio de acessos, dentre outras. Essa centralização na administração de contas contribui para a segurança e integridade das informações.

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